Le classement
Réaliser la description archivistique des documents selon les normes en vigueur
Ce module permet de reprendre les informations déjà intégrées depuis les autres modules, gestion des entrées par exemple, ou de créer de nouvelles descriptions.
Instruments de recherche
Ce module d'aide au classement permet de créer des instruments de recherche, de n'importe quel type (bordereau, numérique, méthodique, état des fonds, ...) et d'organiser de manière intellectuelle les articles entre eux.
Il permet de créer les arborescences structurant l'organisation des fonds et d'exporter les instruments de recherche en format XML-EAD. Il s'agit d'un éditeur XML-EAD.
Chaque fiche article est constituée de tous les champs ISAD(G) et d'indexation. Des masques de saisie sont intégrés pour faciliter la description des documents en fonction de leur typologie et des exports XML-EAD permettent la publication des instruments de recherche selon les choix du service.
Il est aussi possible d'importer directement depuis l'interface pour faciliter la saisie :
- Des instruments de recherche encodés en XML-EAD ;
- Des fichiers CSV à tous les niveaux de l'inventaire.
Référentiels et indexation
Les producteurs, décrits suivant la norme ISAAR(CPF) et la liste des fonctions constituent des référentiels communs avec ceux constituant l'indexation afin de faciliter la maintenance de tous les référentiels.
Structurés par listes (lieu, matière, titre, ...) les termes peuvent être de simples descripteurs à plat ou hiérarchisés dans un thésaurus.
Outre le thésaurus matière pour les archives et les listes associées, il est possible d'utiliser des listes d'autorité adaptées au contexte local ou à la typologie de document (iconographie par exemple).
Le module permet l'importation de fichiers de vocabulaires structurés selon le modèle SKOS.
Il est aussi possible d'effectuer un lissage des termes utilisés de manière simple et ergonomique afin de nettoyer régulièrement les listes ou thesaurus ou bien de changer un terme sur toutes les occurrences, c'est-à-dire sur toutes les fiches articles qui ont pour descripteur le terme à modifier.